거래처 관리 - 매입 단가와 리드타임을 기록해야 하는 이유

거래처마다 발주서 양식이 다르고, 담당자 번호는 휴대폰 연락처에만 저장돼 있고, 지난달 얼마에 샀는지는 카카오톡 대화를 뒤져야 나옵니다. 급한 발주일수록 이런 식으로 처리하다가 단가를 잘못 부르거나, 재고가 이미 바닥난 뒤에야 주문을 넣는 일이 반복됩니다.

거래처 관리가 안 되면 발주 담당자 한 사람의 기억에 회사 전체 매입 흐름이 걸려 있는 셈입니다. 그 사람이 자리를 비우거나 퇴사하면 단가도, 리드타임도, 결제 조건도 함께 사라집니다.

📇 발주할 때마다 헤매는 이유

거래처 이름과 전화번호만 적어 두고 나머지는 담당자 기억에 의존하는 경우가 많습니다. 아래 항목이 빠지면 매번 같은 걸 다시 확인해야 합니다.

💰 매입 단가를 안 적으면 생기는 손실

단가를 매번 눈대중으로 기억하면 거래처가 슬쩍 올린 가격을 그대로 받아들이는 일이 생깁니다. 지난 발주 단가와 비교할 기록이 없으니 인상 여부 자체를 알 수 없습니다.

단가 이력을 남겨 두면 다음 발주 때 "지난번엔 얼마였는데" 한마디로 협상의 시작점을 잡을 수 있습니다.

⏱ 리드타임을 기준으로 발주 시점 정하기

재고가 떨어진 뒤 발주하면 늦습니다. 거래처별 리드타임(발주 후 입고까지 걸리는 일수)을 기록해 두면 발주 시점을 미리 계산할 수 있습니다.

1. 해당 품목의 일평균 판매량을 최근 한두 달 기준으로 확인합니다.
2. 그 거래처의 평균 리드타임(예: 발주 후 5일)을 곱해 리드타임 동안 소진될 수량을 구합니다.
3. 여기에 안전재고(급한 주문·배송 지연 대비분)를 더한 값을 발주점으로 정합니다.

예를 들어 일평균 4개씩 나가는 품목을 리드타임 5일 거래처에서 받는다면, 재고가 20개 + 안전재고에 닿는 시점에 발주해야 품절 없이 이어집니다.

🧾 거래처 유형별로 다르게 관리하기

매입만 하는 곳, 판매만 하는 곳, 두 가지를 동시에 하는 거래처가 섞여 있으면 목록에서 놓치기 쉽습니다. 특히 매입·판매를 겸하는 거래처는 공급업체 목록에서도, 고객 목록에서도 함께 보여야 발주·매출 양쪽에서 빠지지 않습니다.

재고관리 프로그램에서 거래처를 조회할 때 "매입처만" 또는 "판매처만" 필터를 걸었다가 겸용 거래처가 통째로 빠지는 경우가 있으니, 새 화면을 검토할 때는 겸용이 제대로 나오는지 한 번씩 확인하는 것이 좋습니다. 스톡업처럼 거래처와 재고, 발주 이력을 한 화면에서 연결해 보여주는 재고관리 SaaS를 쓰면 이런 필터 누락을 줄이는 데 도움이 됩니다.

✅ 정리 체크리스트

• 거래처 카드에 담당자 연락처·최근 단가·리드타임·결제 조건을 채웠는지 확인합니다.
• 품목별 일평균 판매량 × 리드타임 + 안전재고로 발주점을 계산해 둡니다.
• 매입 단가는 발주할 때마다 갱신해 이전 단가와 비교할 수 있게 남깁니다.
• 겸용 거래처가 매입처·판매처 목록 양쪽에서 모두 조회되는지 점검합니다.