발주 관리 기본 - 무엇을 얼마나 언제 시킬지

재고가 3개밖에 안 남은 품목을 발견했을 때, 담당자 머릿속에는 두 가지 질문이 동시에 떠오릅니다. 지금 바로 시켜야 하나, 그리고 얼마나 시켜야 하나. 이 판단을 매번 감으로 하다 보면 어떤 달은 창고에 재고가 넘치고, 어떤 달은 인기 품목이 품절돼 판매 기회를 놓칩니다.

발주는 "넉넉하게 시키는 것"이 아니라 언제·얼마나·누구에게 시킬지를 정해진 기준으로 판단하는 일입니다. 기준이 없으면 담당자가 바뀔 때마다, 바쁠 때마다 발주량이 들쭉날쭉해지고 그 여파는 고스란히 재고 회전율과 현금흐름으로 돌아옵니다.

📉 발주 시점: 재주문점부터 정하기

"슬슬 시켜야 할 것 같은데"라는 감각을 숫자로 바꾸는 것이 재주문점입니다. 재고가 이 숫자 아래로 내려가면 자동으로 발주 대상이 되도록 기준을 잡아두면, 담당자가 바뀌어도 판단이 흔들리지 않습니다.

리드타임은 거래처마다 다르므로 품목별로 따로 관리해야 합니다. 같은 창고에서도 국내 거래처는 2~3일, 해외 거래처는 3~4주까지 벌어질 수 있습니다.

📦 발주량: 얼마나 시킬지 정하는 기준

시점을 정했다면 다음은 수량입니다. 기본 공식은 "최대재고 수준 − 현재 재고"지만, 실제로는 계산값을 그대로 발주서에 옮기면 안 되는 경우가 많습니다.

특히 회전이 느린 품목까지 같은 공식으로 자동 재발주하면 죽은 재고만 계속 늘어납니다. 회전율이 낮은 품목은 재주문점 계산 대상에서 빼고 별도로 관리하는 것이 좋습니다.

🧾 발주서에 들어가야 할 항목

발주서는 거래처와 우리 창고 사이의 약속 문서입니다. 항목이 하나라도 빠지면 입고 시점에 수량이나 단가 확인 때문에 다시 연락을 주고받아야 합니다.

1. 거래처 정보와 납품 조건(리드타임, 결제 조건) 확인
2. 품목별 수량·단가·합계 기재
3. 입고 예정 위치(창고 또는 지점) 지정
4. 담당자 작성 → 승인권자 확인 절차

품목코드와 단가는 매번 새로 입력하지 말고, 최근 발주 이력에서 그대로 불러오는 방식이 오타로 인한 단가 착오를 줄여줍니다.

🤝 거래처 관리와 발주 승인 흐름

담당자 규모에 따라 승인 절차를 다르게 가져가는 것이 현실적입니다. 모든 발주를 팀장 승인까지 거치게 하면 오히려 재주문점을 지나쳐버립니다.

거래처별로 리드타임과 MOQ, 결제 조건을 한곳에 정리해두면 발주서 작성 시간이 크게 줄어듭니다. 스톡업 같은 재고관리 프로그램을 쓰면 재주문점 미달 품목을 자동으로 표시해주고 발주서 항목을 이력에서 불러올 수 있어 이 과정을 수기로 반복하지 않아도 됩니다.

✅ 정리: 발주 관리 체크리스트

• 품목별 일평균 판매량과 리드타임을 파악해 재주문점을 계산했는가
• 회전이 느린 품목은 재주문점 계산에서 제외하고 별도 관리하는가
• 발주 수량 결정 시 MOQ와 단가 구간을 확인했는가
• 발주서에 거래처 조건, 입고 위치, 승인자가 모두 기재되는가
• 팀 규모에 맞는 승인 흐름(즉시 실행 / 팀장 승인 / 자동 재발주)을 정해두었는가