화장품 재고관리 - 제조번호와 사용기한을 함께 관리하기

화장품 편집숍을 운영하는 담당자라면 반품된 립스틱 상자를 열어보고 로트번호부터 확인해야 하는 순간이 낯설지 않습니다. 판매 시점에 어떤 로트가 나갔는지 기록해두지 않았다면, 이 제품이 사용기한이 지난 재고인지조차 판단할 방법이 없습니다.

엑셀 재고표에는 제품명과 수량만 있고, 같은 제품이라도 입고 시기마다 제조번호와 사용기한이 다르다는 사실은 반영되지 않는 경우가 많습니다. 유통기한이 임박한 재고를 먼저 내보내야 하는데, 어느 것이 먼저 들어왔는지조차 알기 어려운 상황이 반복됩니다.

🧴 화장품 재고가 유독 까다로운 이유

화장품은 용기나 포장에 제조번호와 사용기한(또는 개봉 후 사용기간)이 표시되어 나옵니다. 같은 이름의 제품이라도 입고 회차마다 로트가 다르고, 로트마다 사용기한도 다릅니다.

재고를 제품명과 총수량으로만 묶어두면 "이 제품 30개 있음"까지는 알 수 있어도, 그중 어떤 로트가 언제까지인지는 알 수 없습니다. 정확한 표시 의무 범위는 식품의약품안전처 고시를 확인하시는 것이 좋습니다.

📋 제조번호와 사용기한, 무엇을 남겨야 하나

입고할 때 아래 네 가지만 함께 기록해두면 이후 판단이 훨씬 쉬워집니다.

스톡업처럼 제품 하나에 여러 로트를 등록할 수 있는 재고관리 프로그램을 쓰면, 로트별 수량과 사용기한을 따로 붙여 관리할 수 있어 이 기록이 한결 수월해집니다.

⏰ 사용기한 임박 재고를 놓치지 않는 점검 주기

로트를 기록해두었다면, 정기적으로 확인하는 절차까지 정해두어야 실제로 쓰입니다.

1. 주 1회, 사용기한이 3개월 이내로 남은 로트 목록을 뽑습니다.
2. 담당자를 지정해 할인 판매·반품·폐기 중 무엇을 할지 결정합니다.
3. 결정한 내용을 재고 시스템에 즉시 반영합니다(수량 조정, 상태 변경).

이 주기를 지키지 않으면 사용기한이 지난 재고가 매대에 그대로 남아 있다가 고객 클레임으로 이어질 수 있습니다.

🔍 반품·클레임 대응, 로트 추적이 빠르면 달라집니다

고객이 "받은 제품 상태가 이상하다"고 연락했을 때, 로트번호를 확인할 수 있으면 해당 로트만 격리하고 나머지 재고는 정상 판매를 계속할 수 있습니다. 로트 기록이 없으면 같은 제품 전체를 판매 중지해야 하는 상황도 생깁니다.

✅ 정리 체크리스트

• 입고 시 제조번호·사용기한·수량을 함께 기록하고 있나요?
• 출고할 때 사용기한이 빠른 로트부터 나가도록 확인하고 있나요?
• 사용기한 임박 로트를 주 1회 점검하는 담당자가 정해져 있나요?
• 반품·클레임 접수 시 로트번호를 남기고 있나요?