약국 재고관리 - 유효기간·로트·반품까지

약국 마감 정리를 하다가 진열대 안쪽에서 유효기간이 두 달 지난 연고를 발견한 적이 있으실 겁니다. 손실 자체보다 "언제부터 방치돼 있었는지" 알 수 없다는 게 더 답답합니다.

도매상에서 특정 로트 회수 공지가 왔을 때 어떤 재고가 그 로트에 해당하는지 바로 확인이 안 돼 진열대를 전부 뒤진 경험도 흔합니다. 약국 재고는 일반 소매와 달리 유효기간·로트·반품이 늘 같이 움직입니다.

📅 유효기간, 입고 시점부터 구간을 나눕니다

유효기간은 판매 시점이 아니라 입고 시점에 한 번 확인하고 끝이면 안 됩니다. 남은 기간에 따라 처리 방식을 미리 정해 두면 매번 판단할 필요가 없습니다.

이 기준을 입고 담당자와 판매 담당자가 같이 알고 있어야 마감 때마다 새로 확인하지 않습니다.

🏷 로트(제조번호)는 왜 따로 기록해야 할까요

같은 제품이라도 로트가 다르면 별개의 재고로 봐야 합니다. 식약처 회수 공지는 품목이 아니라 로트 단위로 나오기 때문입니다. 품목명만으로는 어떤 재고가 해당하는지 알 수 없습니다.

1. 입고 시 로트번호를 유효기간과 함께 기록합니다.
2. 같은 품목이라도 로트별로 재고를 구분해 관리합니다.
3. 출고할 때는 유효기간이 짧은 로트부터 먼저 나가도록 합니다.
4. 회수 공지가 오면 로트번호로 검색해 해당 재고만 즉시 격리합니다.

로트별로 재고를 나눠 관리하면 이 조회가 몇 초 안에 끝납니다. 품목만 등록해 둔 상태라면 재고를 전부 꺼내 유효기간 라벨을 하나하나 확인해야 합니다.

🔄 반품, 기한과 사유를 함께 남깁니다

반품 사유는 크게 유효기간 임박, 파손·오염, 오배송 세 가지로 나뉩니다. 사유에 따라 도매상이 받아주는 기한과 조건이 다르므로 사유를 명확히 남겨야 처리가 빠릅니다.

반품 처리가 끝나면 재고 수량을 바로 반영해야 합니다. 반품 신청만 하고 재고를 그대로 두면 실제 보유량과 장부 수량이 어긋나기 시작합니다.

💊 마약류·향정신성의약품은 별도 대장으로

마약류와 향정신성의약품은 일반 의약품과 같은 방식으로 관리하면 안 됩니다. 보관 장소를 분리하고 별도 대장에 입출고를 기록해야 하며, 정기적으로 실물과 장부 수량을 대조해야 합니다.

구체적인 대장 서식과 보고 주기, 폐기 절차는 약국마다 요구되는 기준이 다를 수 있으니 관할 보건소나 식약처에 직접 확인하시는 것이 정확합니다. 여기서는 일반 재고와 분리해서 다뤄야 한다는 원칙만 짚어 둡니다.

일반 재고관리 프로그램을 쓰고 계시다면, 스톡업처럼 품목별로 별도 위치·태그를 지정할 수 있는 도구로 마약류 재고를 물리적으로도 구분해 관리하는 방법을 검토해 보실 수 있습니다.

✅ 정리 체크리스트

• 입고 시 유효기간과 로트번호를 함께 기록했는지 확인합니다.
• 유효기간 구간별 조치 기준(6개월/3개월/1개월)을 담당자 모두가 알고 있는지 확인합니다.
• 회수 공지가 왔을 때 로트번호로 바로 검색되는지 점검합니다.
• 반품 신청 시 사유·수량·로트번호를 함께 남기고 있는지 확인합니다.
• 마약류·향정신성의약품을 일반 재고와 분리해 별도 대장으로 관리하고 있는지 확인합니다.