재고 추적 시스템이 하는 일 - 어디서 얼마나 새는지 찾기

재고를 세어 보면 시스템 화면의 숫자와 실제 박스 수가 자꾸 어긋납니다. 지난달엔 120개로 잡혀 있던 품목이 이번 실사에서 105개로 나왔는데, 15개가 어디로 갔는지 아무도 설명하지 못합니다. 입고할 때 잘못 세었는지, 출고하면서 누락됐는지, 진짜로 없어진 건지조차 구분이 안 되기 때문입니다.

재고 추적 시스템은 이 질문에 답하기 위한 도구입니다. 단순히 "지금 몇 개 있다"를 보여주는 게 아니라, 입고부터 출고까지 수량이 바뀐 모든 순간을 기록해서 나중에 어디서 숫자가 어긋났는지 되짚을 수 있게 해 줍니다.

📋 재고 추적 시스템이 실제로 하는 일

재고 추적 시스템의 핵심은 "지금 수량"이 아니라 수량이 바뀐 사건 하나하나를 기록으로 남기는 것입니다. 입고 500개, 출고 20개처럼 움직임 자체를 저장해야, 나중에 실사에서 차이가 나왔을 때 어느 시점부터 어긋났는지 거슬러 올라갈 수 있습니다.

스톡업 같은 재고관리 프로그램을 쓰면 이 기록이 입출고 화면에서 몇 번의 클릭만으로 자동으로 남습니다. 별도 장부 없이도 누가 언제 몇 개를 움직였는지가 그대로 데이터로 쌓이는 셈입니다.

🕳 재고가 새는 세 갈래 길

장부와 실물이 어긋나는 원인은 대체로 세 갈래로 좁혀집니다. 어느 쪽인지 모른 채 "재고가 안 맞는다"고만 하면 원인을 찾을 수 없습니다.

세 가지 중 어디에서 새는지 구분하려면, 각 사건이 발생한 시점에 그 자리에서 바로 시스템에 입력하는 습관이 필요합니다. 나중에 몰아서 입력하면 어느 단계에서 어긋났는지 영영 알 수 없습니다.

🔢 손실을 숫자로 잡아내는 법

재고가 새는지 아닌지는 감이 아니라 장부재고와 실사재고의 차이로 확인합니다. 시스템 화면의 숫자(장부재고)와 직접 세어 확인한 숫자(실사재고)를 비교해 손실률을 냅니다.

업종·품목마다 정상 범위는 다르지만, 같은 창고 안에서 특정 품목의 손실률이 다른 품목보다 눈에 띄게 높다면 그 품목부터 원인을 좁혀 보는 것이 현실적입니다. 세부 기준이 필요하면 업종 협회나 세무 대리인에게 확인하시는 것이 좋습니다.

⏱ 언제, 얼마나 자주 대조해야 하는지

전체 품목을 매일 실사할 수는 없으니, 회전율 높은 품목부터 순서대로 도는 순환실사가 현실적입니다. 전수 실사는 월 1회나 분기 1회로 잡고, 그 사이는 순환실사로 메웁니다.

1. 회전율 높은 품목부터 순환실사 대상으로 지정합니다
2. 매일 정해진 품목만 순서대로 돌아가며 실사합니다
3. 오차가 발견되면 즉시 원인(입고·출고·폐기) 태그를 남깁니다
4. 같은 품목에서 오차가 반복되면 담당자·공정을 따로 점검합니다

입고 당일 안에 시스템 반영을 끝내지 않으면, 그날 하루치 오차가 다음 날 실사까지 그대로 누적됩니다. 반영 시점을 미루지 않는 것이 대조 자체보다 먼저입니다.

✅ 정리 체크리스트

• 모든 입출고에 담당자·시간·사유가 남는지 확인합니다
• 창고·매장별로 재고가 위치 단위로 구분되어 있는지 확인합니다
• 회전율 높은 품목이 순환실사 대상에 포함돼 있는지 확인합니다
• 오차 발견 시 원인 태그(입고·출고·파손·도난)를 남기는지 확인합니다
• 손실률이 유독 높은 품목은 따로 원인을 추적하는지 확인합니다