재고관리 권한 나누기 - 누가 무엇을 고칠 수 있어야 하나

지난주, 한 창고 담당자에게 이런 이야기를 들었습니다. 아르바이트생이 출고 처리를 하다가 수량을 잘못 입력했는데, 누가 언제 고쳤는지 아무도 확인할 수 없어 반나절을 재고 실사로 날렸다는 것이었습니다.

대부분의 소규모 팀은 재고 프로그램 계정을 하나만 만들어 여러 명이 함께 쓰거나, 팀원 전체에게 관리자 권한을 그대로 줍니다. 처음엔 편리하지만, 수량이 이상하게 바뀌었을 때 책임 소재를 찾을 방법이 없다는 문제가 반드시 뒤따라옵니다.

📋 처음 한 주에 정할 것 — 권한을 나누는 기준

권한은 "볼 수 있는가", "고칠 수 있는가", "확정할 수 있는가" 세 층으로 나눠서 생각하면 정리가 쉽습니다. 여기에 제품·팀원 자체를 관리하는 최상위 권한을 더하면 실무에서 쓸 4단계가 나옵니다.

등록과 확정을 같은 사람에게 몰아주지 않는 것이 핵심입니다. 발주서를 만든 사람과 승인하는 사람이 같으면, 잘못된 발주가 그대로 나가도 걸러낼 사람이 없습니다.

🧑‍🤝‍🧑 팀 규모별로 어떻게 나눌까

1. 1~2인 팀 — 굳이 세분화할 필요는 없지만, 회계·세무를 함께 보는 사람에게는 조회 전용 계정만 따로 만들어 주는 것이 좋습니다.
2. 3~10인 팀 — 창고 담당자는 입출고 처리까지만, 매니저는 발주·판매서 승인까지, 전체 관리는 대표 한 사람으로 좁힙니다.
3. 10인 이상 또는 다지점 운영 — 매장·창고 위치별로 담당자를 나눠, 각자 자기 위치의 재고만 보이게 제한합니다. 다른 지점 재고까지 보이면 실수로 엉뚱한 위치 재고를 조정하는 사고가 늘어납니다.

🔍 이상 수량이 생겼을 때 처리자를 찾는 법

권한을 나눴어도 실수는 일어납니다. 중요한 건 누가 언제 무엇을 바꿨는지가 기록으로 남아 있는가입니다.

1. 이상 수량을 발견하면 해당 품목의 변동 이력부터 조회합니다.
2. 처리자, 처리 시각, 변동 수량을 확인합니다.
3. 처리자에게 실수인지 의도적 조정인지 직접 확인합니다.
4. 같은 사람에게 반복되면 그 계정의 권한을 입출고 처리로만 좁힙니다.

입출고 등록마다 처리자와 시각이 자동으로 기록되는 시스템을 쓰면 이 과정이 조회 한 번으로 끝납니다. 스톡업도 입출고 처리 시 처리자와 시각을 자동으로 남겨, 뒤늦게 원인을 추적할 때 담당자를 일일이 물어보지 않아도 됩니다.

🚪 퇴사자·단기 아르바이트 권한 정리

권한 설계에서 가장 자주 빠뜨리는 부분은 나갈 사람의 권한을 정리하는 절차입니다.

퇴사·계약 종료가 정해지면 당일 안에 계정을 비활성화하는 것을 팀 규칙으로 정해 두시는 것이 좋습니다. 개인정보 처리와 관련된 세부 기준은 회사마다 다를 수 있으니, 확실하지 않은 부분은 관할 기관 안내를 함께 확인하시기 바랍니다.

✅ 정리 체크리스트

• [ ] 조회·입출고·승인·전체관리 4단계로 권한을 표로 정리했는가
• [ ] 팀 규모에 맞게 창고·매니저·대표 권한을 나눴는가
• [ ] 다지점이면 담당자가 자기 위치 재고만 보도록 제한했는가
• [ ] 입출고 이력에 처리자와 시각이 자동으로 기록되는가
• [ ] 퇴사자·단기 아르바이트 계정을 당일 비활성화하는 절차가 있는가