위탁 재고 관리 - 내 창고에 없는 재고를 세는 법

위탁 판매처에 상품을 내보낸 뒤 "지금 그 매장에 우리 제품이 몇 개 남았지?"라는 질문에 바로 답하지 못해 본 적이 있으신가요. 창고 재고는 시스템에 정확히 찍히는데, 편의점이나 소품샵, 온라인 위탁판매자에게 넘어간 물량은 그쪽에서 알려주기 전까지는 짐작만 할 뿐입니다.

위탁 재고는 소유권은 우리에게 있지만 물리적으로는 다른 곳에 있는 재고라서, 일반 재고관리 방식을 그대로 적용하면 숫자가 어긋나기 시작합니다. 이 글에서는 위탁처 재고를 정기적으로 파악하고 정산까지 이어지는 실무 흐름을 정리했습니다.

📦 위탁 재고, 일반 재고와 뭐가 다른가

일반 재고는 "우리 창고에 몇 개 있는가"만 확인하면 됩니다. 위탁 재고는 위치와 소유권이 분리되어 있어서, 위탁처가 판 만큼만 매출로 잡고 나머지는 여전히 우리 자산으로 남습니다.

이 구조를 헷갈리면 위탁처에 넘긴 순간 매출로 인식해 버리거나, 반대로 정산 때까지 재고 수량을 아예 추적하지 않는 실수가 생깁니다.

📋 위탁처 재고를 세는 3가지 방법

위탁처마다 시스템 연동 수준이 다르기 때문에, 규모와 신뢰도에 맞춰 방법을 섞어 쓰는 것이 현실적입니다.

1. 정기 실사 보고 — 위탁처가 정해진 주기(주 1회, 월 1회)에 남은 수량을 사진이나 표로 보내는 방식. 소규모 매장 여러 곳에 적합합니다.
2. 판매 시점 자동 연동 — POS나 온라인몰 판매 데이터를 API로 받아 판 만큼 자동 차감. 위탁처가 시스템을 갖춘 경우에만 가능합니다.
3. 최소·최대 기준 확인 — 재고가 최소 기준 아래로 내려가면 보충 발주와 동시에 잔여 수량을 확인하는 방식. 회전이 느린 위탁처에 적합합니다.

세 방법 모두 "출고 수량 - 판매 확인된 수량 = 잔여 위탁 재고"라는 계산식은 같습니다. 다만 확인 주기와 신뢰도가 다를 뿐입니다.

🧾 정산 전에 반드시 정해 둘 기준

위탁 계약을 시작할 때 정산 주기와 기준을 문서로 남겨 두지 않으면, 나중에 "언제 기준으로 계산한 숫자냐"를 놓고 다시 확인해야 하는 일이 반복됩니다.

• 정산 주기: 판매 시점마다인지, 월말 일괄인지
• 정산 기준 수량: 위탁처 보고 수치인지, 우리 시스템 추정치인지
• 불일치 발생 시 처리 방법: 어느 쪽 수치를 우선할지 미리 합의
• 최소 재입고 기준: 잔여 수량이 얼마 이하면 자동 보충할지

이 네 가지를 계약서나 내부 문서에 명시해 두면, 위탁처가 바뀌거나 담당자가 교체돼도 기준이 흔들리지 않습니다.

⚠️ 놓치기 쉬운 함정

이런 불일치는 대부분 "위탁처 보고 수치"와 "우리 시스템 수치"가 서로 다른 시점을 가리키기 때문에 생깁니다. 위치별로 재고를 나눠서 기록해 두면 어느 쪽 수치가 최신인지 비교하기가 쉬워집니다. 스톡업처럼 위치를 나눠 재고를 관리할 수 있는 도구를 쓰면, 위탁처를 하나의 위치로 등록해 두고 입출고 이력을 따로 남길 수 있습니다.

✅ 정리 체크리스트

• 위탁 재고는 판매 시점에 소유권이 넘어간다는 점을 담당자 전원이 이해하고 있는지 확인하세요.
• 위탁처 규모와 시스템 수준에 맞춰 실사·자동연동·최소기준 중 방법을 정하세요.
• 정산 주기, 기준 수량, 불일치 처리 방법을 문서로 미리 합의하세요.
• 반품·파손·회수 수량을 누락 없이 시스템에 반영하는 절차를 만드세요.
• 위탁처를 별도 위치로 등록해 창고 재고와 구분해서 추적하세요.