식품 재고 관리 시스템 - 유통기한과 선입선출을 놓치지 않으려면

냉장 창고 안쪽 선반에서 유통기한이 사흘 지난 소스 박스를 발견하고, 그 옆에는 어제 막 들어온 같은 제품이 나란히 놓여 있는 장면. 이런 일을 매주 겪는다면 재고관리 자체보다 "먼저 들어온 걸 먼저 쓰게 만드는" 문제가 더 급합니다.

식자재는 일반 공산품과 다르게 하루만 지나도 폐기 대상이 될 수 있고, 유통기한을 놓치면 손실이 즉시 눈에 보입니다. 그런데 막상 엑셀이나 수기 대장으로는 어떤 로트가 먼저 들어왔는지, 어떤 품목이 임박했는지 한눈에 확인하기 어렵습니다. 재고 수량은 맞는데 유통기한만 따로 관리하다 보니, 정작 폐기 직전에야 문제를 발견하는 경우도 흔합니다.

📅 유통기한이 새는 지점부터 확인하기

폐기가 늘어나는 이유는 대부분 "관리를 안 해서"가 아니라 "기록이 남는 시점이 늦어서"입니다. 입고 시점에 유통기한을 적어두지 않으면, 나중에 그 제품이 언제까지인지 확인할 방법이 없습니다.

네 지점 중 한 곳만 비어 있어도 나머지 세 곳의 기록이 맞물리지 않아 전체 흐름을 신뢰할 수 없게 됩니다.

🔄 선입선출(FIFO)을 현장에서 돌아가게 만드는 법

선입선출은 원칙으로는 다들 알지만, 창고에서는 손이 먼저 닿는 걸 집는 게 현실입니다. 시스템이 순서를 정해주지 않으면 규칙은 지켜지지 않습니다.

1. 입고할 때 제품마다 로트 번호와 유통기한을 함께 기록합니다.
2. 같은 제품이라도 로트가 다르면 위치를 구분해서 보관합니다(같은 칸이라도 앞뒤로 배치).
3. 출고할 때는 시스템이 안내하는 로트 순서대로 꺼냅니다.
4. 새 입고분은 반드시 기존 재고 뒤쪽에 넣습니다.

이 네 단계 중 하나라도 사람 기억에 맡기면 순서가 뒤집힙니다. 특히 아르바이트나 신규 직원이 출고를 맡는 시간대에 이 문제가 자주 생깁니다.

🏷️ 로트와 유통기한, 어디에 얼마나 기록할지

같은 제품이라도 입고 시점이 다르면 로트를 분리해서 관리해야 나중에 "이 박스가 언제 들어온 건지"를 추적할 수 있습니다. 특히 회수·클레임이 생겼을 때 로트 단위 추적이 안 되어 있으면 전체 재고를 다 확인해야 합니다.

• 제품명뿐 아니라 로트 번호(입고일 기준)를 별도 항목으로 관리합니다.
• 유통기한은 날짜만이 아니라 임박 기준일(예: 7일 전)을 정해 알림을 받습니다.
• 같은 품목이라도 로트별로 재고 수량을 분리해서 봅니다.
• 폐기·반품도 어떤 로트에서 발생했는지 함께 남깁니다.

📊 폐기율을 낮추는 재고 흐름 만들기

폐기율은 결국 "임박한 재고를 얼마나 빨리 알아채고 소진하느냐"의 문제입니다. 매일 확인하는 습관보다, 임박 재고가 저절로 눈에 띄는 구조를 만드는 편이 더 오래갑니다.

식자재를 여러 지점이나 주방에서 함께 쓰는 경우라면, 유통기한 임박 목록을 팀 전체가 같은 화면에서 보고 있는지도 확인해 볼 만합니다. 스톡업 같은 재고관리 서비스는 로트별 유통기한과 임박 알림을 기본 기능으로 제공해서, 별도 엑셀 없이도 이 흐름을 그대로 옮겨 쓸 수 있습니다.

✅ 마무리 체크리스트

• [ ] 입고 당일 로트 번호와 유통기한을 함께 기록했는지
• [ ] 출고 시 로트 순서(선입선출)대로 꺼내고 있는지
• [ ] 유통기한 임박 알림을 3~7일 전으로 설정했는지
• [ ] 폐기 발생 시 로트·사유·수량을 기록으로 남기는지
• [ ] 3개월 이상 안 나간 품목을 주 1회 이상 점검하는지