창고를 이전할 때 재고를 잃어버리지 않는 법

새 창고로 이사하는 날, 트럭 두 대에 나눠 실은 박스가 도착 순서와 다르게 내려지면서 재고 위치가 뒤죽박죽되는 경우가 흔합니다. 포장을 뜯어보기 전까지는 어느 박스에 무엇이 들었는지 아무도 확신하지 못하고, 급한 대로 눈에 보이는 선반에 밀어 넣다 보면 이전 전 재고 수량과 이전 후 재고 수량이 맞지 않는 상황이 생깁니다.

이런 차이는 이사 직후가 아니라 몇 주 뒤 발주 실수나 결품으로 뒤늦게 드러나는 경우가 많습니다. 원인을 추적하려 해도 "그때 그 박스가 어디 갔는지" 기억나는 사람이 없습니다.

📋 이전 전, 숫자부터 확정합니다

창고 이전의 첫 단계는 포장이 아니라 재고 실사입니다. 이사 당일 시스템상 수량과 실제 수량이 다르면, 이전 후 어떤 차이가 이사 때문인지 원래 오차인지 구분할 수 없습니다.

실사는 이전 최소 3일 전에 마쳐야 합니다. 당일 아침에 세면 포장 작업과 겹쳐 급하게 진행되고 오류가 늘어납니다. 실사 결과와 시스템 수량이 다른 품목은 이전 전에 먼저 조정해서 "이전 시작 시점의 정확한 숫자"를 만들어 두는 것이 좋습니다.

📦 박스마다 목적지를 미리 정합니다

같은 품목이라도 박스를 나눠 담으면 나중에 세기 번거롭습니다. 박스 하나에는 품목 하나, 최대 두 종류까지만 담는 것을 원칙으로 하면 도착 후 확인이 훨씬 빨라집니다.

라벨에는 아래 네 가지가 반드시 들어가야 합니다.

1. 품목명과 품목코드
2. 수량
3. 새 창고에서의 목적지 위치(구역·선반 번호)
4. 박스 일련번호(전체 박스 중 몇 번째인지)

박스 일련번호는 단순해 보이지만 가장 중요합니다. "120박스 중 87번"처럼 적어두면, 도착 후 개수를 세는 것만으로 분실 여부를 바로 확인할 수 있습니다.

🚚 이전 당일, 두 곳에서 동시에 기록합니다

이전 당일에는 출발지와 도착지 양쪽에서 박스 수를 각각 기록해야 합니다. 트럭에 실을 때 담당자가 박스 수를 세고, 내릴 때 다른 담당자가 다시 세는 방식입니다. 한 사람이 양쪽을 다 하면 중간에 놓친 박스를 알아채기 어렵습니다.

✅ 도착 후 대조는 위치별로 나눠 합니다

새 창고에 도착하면 박스를 전부 내린 뒤 한꺼번에 대조하지 말고, 구역별로 나눠 순차적으로 대조합니다. 한 구역의 박스 일련번호가 전부 맞는지 확인한 뒤 다음 구역으로 넘어가면, 문제가 생겼을 때 어느 구역에서 발생했는지 바로 좁혀집니다.

대조 후 수량이 다른 품목이 나오면 다음 순서로 확인합니다.

1. 해당 품목이 담긴 박스가 전부 도착했는지 일련번호로 확인
2. 박스는 도착했는데 수량이 다르면 포장 당시 실사 기록과 대조
3. 박스 자체가 없으면 출발지 기록에서 실제로 실렸는지 확인
4. 원인이 특정되지 않으면 차이만큼 조정 후 사유를 남겨 둡니다

이 과정을 종이나 엑셀로 하면 박스 수가 많을수록 대조 누락이 생기기 쉽습니다. 위치별 재고를 실시간으로 잡아 주는 도구를 쓰면 도착 즉시 시스템 수량과 실제 수량을 바로 비교할 수 있는데, 스톡업 같은 재고관리 프로그램은 위치 단위로 재고를 옮기고 기록하는 기능을 기본으로 제공합니다.

🔍 이전 마무리 체크리스트

• 이전 3일 전 전 품목 실사를 완료했는지
• 모든 박스에 품목·수량·목적지·일련번호 4가지가 표시됐는지
• 출발지·도착지 양쪽에서 박스 수를 각각 기록했는지
• 트럭이 여러 대라면 트럭별로 박스 수를 나눠 기록했는지
• 도착 후 구역별로 순차 대조했는지
• 수량 차이가 난 품목의 원인과 조정 사유를 기록해 뒀는지