거래처마다 다른 단가, 견적서 만들 때마다 헷갈리지 않으려면

거래처마다 결제 조건도 다르고 구매량도 달라서, 견적서 하나 보내려 해도 "이 거래처는 할인 몇 %였더라" 하고 지난 메신저 대화를 위로 한참 스크롤하게 됩니다. 급하게 보내야 하는데 확신이 안 서면 결국 예전 견적서 파일을 열어 하나씩 대조하느라 30분이 그냥 지나갑니다.

거래처가 5곳을 넘어가는 순간부터는 상황이 더 나빠집니다. A 거래처는 대량 구매라 10% 할인, B 거래처는 후불 결제라 정가, C 거래처는 예전에 협의한 특가... 머릿속으로 기억하던 규칙이 하나둘 흐려지고, 결국 다른 거래처 단가를 실수로 보내는 일이 생깁니다.

📋 단가가 헷갈리는 진짜 이유

엑셀 파일 하나에 거래처별로 시트를 나눠 쓰다 보면, 품목을 새로 추가할 때마다 시트마다 손으로 똑같이 반영해야 합니다. 시트 하나만 빠뜨려도 그 거래처만 옛날 단가로 남습니다.

💰 거래처별 단가, 무엇을 기준으로 정할까

단가를 그때그때 감으로 정하면, 다음에 "왜 이 가격을 줬는지" 스스로도 설명하기 어렵습니다. 거래 조건 서너 가지를 미리 정해두면 거래처가 늘어도 같은 기준으로 답할 수 있습니다.

• 구매 수량: 예를 들어 월 100개 이상 구매하는 거래처에만 별도 할인율 적용
• 결제 조건: 선입금 거래처와 30일 후불 거래처의 단가를 다르게 둘지 결정
• 거래 기간: 신규 거래처와 1년 이상 거래한 거래처를 구분
• 한시적 협의 단가: 이벤트·프로모션으로 준 특가는 종료일을 반드시 함께 기록

이 기준을 문서 한 장으로만 정리해도, 새로 들어온 직원이 견적서를 만들 때 매번 물어보지 않아도 됩니다.

🧾 견적서 만들 때 확인하는 순서

견적서를 열자마자 가격부터 채우지 말고, 아래 순서로 확인하고 시작하면 실수가 줄어듭니다.

1. 거래처 코드로 현재 단가 확인 — 지난 견적서가 아니라 지금 등록된 단가를 기준으로 봅니다.
2. 이번 주문 수량이 할인 구간에 들어가는지 확인 — 구간이 걸쳐 있으면 어느 쪽 기준을 적용할지 미리 정해둔 규칙을 따릅니다.
3. 프로모션 단가라면 유효기간부터 확인 — 종료일이 지났다면 정가로 되돌려야 합니다.
4. 발행일을 남기고 견적서 발행 — 나중에 이 가격을 왜 줬는지 확인할 때 발행일이 기준이 됩니다.

거래처와 품목이 늘어날수록 이 네 단계를 사람이 매번 손으로 대조하기가 버거워지는데, 스톡업처럼 거래처별 가격을 제품에 미리 연결해두는 재고관리 프로그램을 쓰면 견적서를 열 때 최신 단가가 바로 보여 이 단계 자체가 줄어듭니다.

⚠️ 놓치기 쉬운 함정

✅ 정리 체크리스트

• 거래처별 단가를 엑셀 시트가 아니라 품목 하나에 연결해서 관리하고 있나요
• 할인 기준(구매 수량·결제 조건·거래 기간)을 문서 한 장으로 정리해뒀나요
• 프로모션 단가에는 반드시 종료일을 함께 기록하고 있나요
• 견적서를 만들기 전 최신 등록 단가부터 확인하는 순서를 지키고 있나요
• 담당자가 바뀔 때 거래처별 단가 기준을 인수인계하고 있나요